« Je n’ai pas le temps »

Nous avons tous entendu cette expression récurrente chaque fois que quelqu’un a des difficultés avec la gestion du temps. Cependant, il ne faut pas parler de manque de temps, mais plutôt de mauvaise planification.

Certaines personnes sont douées pour la gestion du temps au travail, d’autres n’ont pas cette chance.

En d’autres termes, nous avons tous les mêmes 7 jours par semaine avec leurs 24 heures sauf que leur gestion dépend uniquement de nous. 

Alors comment améliorer la gestion du temps au travail ?

Sur le plan personnel, une bonne gestion du temps est essentielle pour maintenir une qualité de vie adéquate: une mauvaise gestion du temps peut conduire au stress, à l’anxiété et au chaos.

Voici quelques recommandations pour améliorer la gestion du temps au travail:

1. Utiliser un agenda… N’importe quel agenda ! 

L’utilisation d’agendas est essentielle, que ce soit au format numérique ou physique, l’important est que vous en ayez un pour organiser vos tâches et planifier les délais de livraison ou d’exécution.

Il faut toujours avoir un agenda disponible pour enregistrer nos engagements et pouvoir le revoir régulièrement pour s’en souvenir. Il n’est pas toujours bon d’abuser de la mémoire.

2. Définir des objectifs quotidiens :

Il est fortement recommandé de recourir à la stratégie de fixation d’objectifs quotidiens. En plus de diviser votre temps en blocs (par thèmes, par difficulté ou par priorité), le recours à cette stratégie est une bonne option pour pouvoir effectuer correctement des petits travaux.

Nous devons nous fixer des objectifs ambitieux mais aussi réalistes et réalisables pour pouvoir garder la motivation.

Par exemple, la méthodologie Scrum permet de s’attaquer à des projets complexes en décomposant le projet en petites tâches et en optimisant les ressources de temps, financières et d’organisation de l’équipe.

3. Hiérarchiser les tâches :

N’oubliez pas que toutes les tâches n’ont pas la même importance, alors commencez par celles qui sont une priorité, les moins importantes peuvent attendre. Nous devons également savoir quels sont nos meilleurs moments en termes de performance et dans lesquels nous sommes le plus concentrés.

Nous essaierons d’effectuer les tâches prioritaires pendant ces périodes pour les réaliser le plus efficacement possible. Les tâches non prioritaires seront toujours effectuées dans nos plages horaires les moins performantes (généralement après le déjeuner ou en fin de journée de travail)

4. Fixer des délais réalistes :

Il n’est pas bon de planifier au-delà de nos moyens. Structurez donc bien le travail et laissez toujours une marge pour les imprévus qui peuvent survenir.

5. Préparer son environnement de travail :

L’environnement dans lequel nous travaillons influence plus que nous ne le pensons. Donc, travailler dans un endroit avec un bureau, une chaise, un bon éclairage et ventilation est fortement recommandé.

Néanmoins, vous devriez essayer de l’adapter à votre goût autant que possible tant qu’il reste ordonné et organisé.

6. Éviter les tâches simultanées :

Les performances sont bien meilleures lorsque nous nous concentrons sur une seule tâche que lorsque nous effectuons plusieurs tâches à la fois. Nous gagnons en concentration et l’utilisation des ressources reste optimale.

7. Déléguer à des tiers :

Dans le cas où vous êtes submergé par les circonstances, comme lorsque vous avez beaucoup plus de tâches que prévu, il est important de déléguer certaines de vos tâches à des tiers afin qu’elles puissent toutes être effectuées. Cela nous permet en même temps d’éviter le stress

8. Révision et rétrospective :

A la fin de la période réservée à l’exécution des tâches, nous devons effectuer un exercice de contrôle: voir quelles tâches nous nous sommes engagés à accomplir, que nous n’avons pas entreprises et pourquoi nous ne l’avons pas fait.

9. Organiser son temps libre :

Le repos est essentiel dans la gestion du temps. Pour tirer le meilleur parti de notre temps, il n’est pas nécessaire de travailler toute la journée, mais plutôt d’optimiser le temps de travail. Les pauses nous permettent de retrouver de l’énergie, de se déconnecter des tâches désagréables et de se remplir d’optimisme. Alors pause café de temps en temps 🙂

10. Identifier les “voleurs de temps” 😮

Que vous soyez en télétravail ou au bureau, il est important d’identifier les “chronophages”, c’est-à-dire les facteurs qui vous empêchent de mener à bien vos tâches.

Dès que vous les aurez reconnus, vous devrez trouver des solutions spécifiques ou globales pour les éradiquer de vos routines. (faites vos courses dans la liste ci-dessous 😉 )

Les voleurs de temps d’origine externes : 

  • Les appels téléphoniques imprévus ou trop longs.
  • Les bavardages avec les collègues ou les amies qui viennent raconter leurs problèmes.
  • Les réunions trop fréquentes, trop longues.
  • Les entretiens ou les réunions mal préparées.
  • Les interruptions par les collègues, les enfants, les parents…
  • Les visiteurs qui arrivent à l’improviste.
  • Les conflits mal gérés qui durent.
  • Le manque d’informations.
  • La mauvaise organisation des autres.
  • Les démarches administratives trop longues.

Les voleurs de temps d’origine interne :

  • Les objectifs et priorités confus et changeants.
  • Le manque de planification de la journée.
  • Le perfectionnisme et les détails excessifs.
  • Le manque d’ordre et de classement.
  • La difficulté à comprendre le changement.
  • Le manque de compréhension des informations.
  • La difficulté à dire non.
  • La fatigue, le stress.
  • La difficulté à prendre une décision.

Gagner du temps, c’est bien, savoir en profiter, c’est mieux !